●程序文件的內(nèi)涵

(1)程序文件是手冊的支持性文件，它使環(huán)境管理活動程序化、文件化、規(guī)范化，使各項活動處于良好的受控狀態(tài)，從而避免了由于缺乏文件指導(dǎo)而出現(xiàn)的經(jīng)驗主義和偶爾得失。

(2)程序文件包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容，它既可以針對環(huán)境管理體系的一個要素，也可以針對要素中的一個部分，或是對幾個要素相互關(guān)聯(lián)的一組活動進行闡述。程序文件的側(cè)重點在于規(guī)范要素或活動的職能和控制要點，一般不涉及純技術(shù)細節(jié)。

(3)在編寫程序文件時，通常包括該項活動的目的和范圍、做什么、由誰來做、以及何時、何地、如何做，以及使用何種材料、設(shè)備和文件，如何進行記錄等，即遵循所謂的“5W、1H”原則，其最終目的是作為組織實施環(huán)境管理的準則，減少或防止各項活動所造成的或可能造成的環(huán)境影響，確保組織環(huán)境方針和目標的實現(xiàn)。

●程序文件的作用

(1)程序文件是對手冊的進一步細化和展開。程序文件則是將環(huán)境管理手冊中不便詳述的對活動和過程的要求，作出詳細規(guī)定，使其更具可操作性。

(2)程序文件的有效實施能夠充分體現(xiàn)組織環(huán)境管理體系的強大功能，直接影響到組織環(huán)境行為的最終改善，因而程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和詳略程度一般都由組織根據(jù)實際情況自行決定，應(yīng)充分考慮組織任務(wù)的復(fù)雜性、執(zhí)行活動的人員的水平、能力、技術(shù)和培訓(xùn)情況，應(yīng)以確保環(huán)境因素和各項環(huán)境管理活動準確而有效的受控為宜。

(3)程序文件是組織內(nèi)部科學(xué)的管理制度，是各級各類人員必須遵照執(zhí)行的法規(guī)性文件；同時，它也是組織對其員工進行崗位培訓(xùn)和業(yè)務(wù)考核的基本內(nèi)容和指導(dǎo)、檢查、改進相關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)，也是第三方認證機構(gòu)實施外部審核的依據(jù)之一。

●環(huán)境管理程序文件的內(nèi)容及格式要求

(1)文件編號和標題

程序文件的編號應(yīng)根據(jù)標準中對體系要素的編號以及組織活動的層次進行編排，同一層次的 程序文件應(yīng)統(tǒng)一編號，以便標識。標題應(yīng)明確體現(xiàn)組織開展的活動及其特點，例如：“環(huán)境監(jiān)測和測量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相關(guān)方環(huán)境行為控制程序”等，使活動的性質(zhì)一目了然。

(2)目的和適用范圍

簡要說明開展這項活動的目的以及該項程序的適用范圍。

(3)術(shù)語和定義

對本程序中所使用的專用名詞術(shù)語給出明確的定義和解釋。

(4)職責(zé)和權(quán)限

結(jié)合實際工作業(yè)務(wù)流程，指明實施該項程序的主管部門、參與配合部門各自的職責(zé)和權(quán)限以 及相互之間的接口關(guān)系。

(5)工作程序

這是程序文件的核心內(nèi)容，應(yīng)列出開展此項活動的具體步驟，保持合理的編排順序，明確活動的輸入、轉(zhuǎn)化和輸出；明確各項關(guān)聯(lián)活動之間的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項要素由誰來干，何時、何地干什么、如何干以及最終要達到的效果，對于所形成的記錄和報告也應(yīng)加以明確，此外，對一些例外情況下須采取的措

施也應(yīng)作出規(guī)定。使用業(yè)務(wù)流程圖、信息傳遞圖或物流圖等方式是一種較好的方法，這樣做往往比單純的文字敘述更加準確和易于理解。

(6)相關(guān)文件

指明或引用與本程序相關(guān)聯(lián)的文件，明確接口和查詢路徑。

(7)相關(guān)記錄和報告

明確實施該程序時所產(chǎn)生的記錄表格和報告，包括其名稱和編號；規(guī)定記錄的保存方格、保存部門和保存期限等。

●環(huán)境管理程序文件的注意事項

(1)充分利用現(xiàn)有程序

首先應(yīng)清理和分析組織現(xiàn)有的管理制度和操作規(guī)范。因為組織原有的各項標準和規(guī)章中有很多是長期以來經(jīng)驗的總結(jié)，是行之有效的慣例和做法，這些都是制定程序文件的可選素材，應(yīng)該本著吸收和接納的態(tài)度充分加以應(yīng)用。當然不可避免也會存在一些不足，因此，對原有組織的各種管理文件在保證環(huán)境管理體系有效運行的前提下，按標準要求進行分類、整理和分析，取其有用、刪除無關(guān)、改寫并補充不完善是十分必要的，應(yīng)摒棄那種拋開原有、一切從零開始或是缺乏必要策劃，上來就胡亂編寫文件的做法。

(2)全面策劃、通盤考慮，把握程序文件之間的系統(tǒng)性和相關(guān)性

編寫程序文件時，應(yīng)對程序文件的數(shù)量、每個程序文件的詳略程度、篇幅及其內(nèi)容進行全面的策劃，應(yīng)保證在能夠?qū)崿F(xiàn)控制的前提下，使程序文件數(shù)量越少越好，每個程序的描述篇幅越精練越好。程序文件重在程序化，強調(diào)闡明要素運行的職責(zé)和方法即可，同時應(yīng)具備可操作性和可檢查性，還要提出明確的運行標準。應(yīng)力求簡潔明了，容易判斷和理解，不應(yīng)追求過于繁瑣的文件形式，應(yīng)保證每個程序之間有必要的銜接，避免相同的內(nèi)容在不同程序之間有較大重復(fù)。因此，編寫文件開始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推薦的做法。

(3)注意可操作性

應(yīng)廣泛征求各方面的意見和建議，尤其是現(xiàn)場操作者的意見，應(yīng)避免紙上談兵、說一套做另一套，或所編寫的內(nèi)容與實際情況不相符合。對于關(guān)系重大的程序必要時應(yīng)經(jīng)過實踐檢驗，通過試行考核其是否符合實際、是否可行和有效，最后才能正式審批和實施。

●常用程序文件的編寫要點

(1)“環(huán)境因素”編寫要點

①明確環(huán)境因素調(diào)查的相關(guān)職責(zé)；

②明確環(huán)境因素的調(diào)查范圍；

③環(huán)境因素調(diào)查的原則(考慮3種時態(tài)、3種狀態(tài)、7個方面、1個過程)；

④環(huán)境因素調(diào)查的具體方法，相關(guān)要求(人員要求和注意事項)；

⑤調(diào)查結(jié)果的匯總和確認(包括職責(zé)和方法)；

⑥評價環(huán)境因素的職責(zé)和原則；

⑦評價重要環(huán)境因素的方法和依據(jù)；

⑧環(huán)境因素的更新識別與重要環(huán)境因素的更新評價；

⑨相關(guān)記錄的保管與存檔要求。

(2)“法律及其他要求”編寫要點

①獲取的途徑、方法：執(zhí)行者，頻次，獲取方式；

②評價與登記、保管：執(zhí)行者，批準者，存放處；

③摘錄與分發(fā)：由誰進行摘錄、整理，怎樣分發(fā)到有關(guān)部門；

④法規(guī)標準的更新。

(3)“培訓(xùn)、意識和能力”編寫要點

①培訓(xùn)內(nèi)容：包括環(huán)保知識、環(huán)境管理知識、手冊程序文件、緊急狀態(tài)的處置、重要崗位的作業(yè)指導(dǎo)書等；

②如何確定培訓(xùn)需求：由什么部門提出，針對什么對象(職工入廠教育、工人上崗、轉(zhuǎn)崗教育考核等)；

③培訓(xùn)要分層次進行：最高管理者、中層干部、內(nèi)審員、重要崗位、全體員工、新員工等；

④培訓(xùn)形式：

a.正規(guī)的、辦班形式的培訓(xùn)；

b.各部門內(nèi)部培訓(xùn)(相關(guān)運行控制、作業(yè)指導(dǎo)書、應(yīng)急準備預(yù)案等)；

c.涉及性教育(方針、重大環(huán)境因素、目標和指標等)。

⑤培訓(xùn)計劃的相關(guān)要求：決策機構(gòu)、職責(zé)部門、培訓(xùn)對象；

⑥培訓(xùn)記錄(資料)包括：

a. 培訓(xùn)計劃；

b.培訓(xùn)名單；

c.考核記錄；

d.員工個人教育檔案；

e.相關(guān)資料的保存和管理。

(4)“信息溝通”編寫要點

①內(nèi)部溝通和外部溝通，考慮正常、異常和緊急情況，建立信息雙向交流機制；

②內(nèi)部信息的主要內(nèi)容一般包括：

a.日常環(huán)境活動；

b.監(jiān)控與測量結(jié)果；

c.目標指標完成情況；

d.內(nèi)審結(jié)果；

e.管理評審；

f.異常及緊急狀態(tài)；

g.不符合情況(如不符合環(huán)境方針、法律法規(guī)和其他要求)。

③內(nèi)部信息溝通的途徑：由上而下，由下而上，橫向交流；

④外部信息溝通的主要對象：

a.政府機構(gòu)；

b.供貸方；

c.客戶；

d.周圍社區(qū)；

e.媒介；

f.投資方。

⑤信息處理的職責(zé)和過程：

a.信息接收和確認；

b.傳達到相關(guān)部門，并采取相應(yīng)的對策、措施(由誰負責(zé)具體處理，怎樣做、在什么時候作出處理)；

c.處置的跟蹤與認可；

d.處置信息的反饋；

e.全過程文件化(包括信息的接收、處理和答復(fù))。

(5)“文件控制”編寫要點

文件控制對象：手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和記錄。

①文件的編制：

a.重要環(huán)境文件的編號、起草、制訂、修改的職責(zé)及注意事項；

b.相關(guān)文件可有手冊、程序文件的制定、修改、廢除的管理程序。

②文件的發(fā)放：

a.由什么部門負責(zé)發(fā)放；

b.是否制定發(fā)放清單等。

③文件是否受控；

④文件的保存：

a.各種重要環(huán)境文件保存在什么部門；

b.文件保存的注意事項。

⑤過時文件如何處理，文件更新要求等；

⑥文件及記錄的保存期規(guī)定。

(6)“運行控制”編寫要點

運行控制要體現(xiàn)生命周期的思想，從源頭就進行控制。

①運行控制對象：

a.對缺乏程序指導(dǎo)可能導(dǎo)致偏離方針、目標和指標的運行；

b.運行控制的內(nèi)容至少包括所有與重大環(huán)境因素對應(yīng)的活動；

c.對重要供應(yīng)商或項目承包方可考慮提出相應(yīng)的環(huán)境要求。

另外，可建立如下子程序：廢水、廢氣、噪聲、固體廢棄物、節(jié)能降耗、新建項目、相關(guān)方、設(shè)備管理、安全管理等。

②涉及到的各個部門、崗位的職責(zé)、要求必須明確；

③明確運行控制的參數(shù)；

④具體的操作規(guī)程，操作工的資格要求；

⑤相關(guān)的運行控制結(jié)果的記錄。

(7)“應(yīng)急準備與響應(yīng)”編寫要點明確事故和緊急情況發(fā)生的可能性及部門。緊急情況可能是：火災(zāi)、爆炸；有毒有害物質(zhì)向空氣、水、土壤中的排放。

①對內(nèi)外部應(yīng)急聯(lián)絡(luò)人員、部門及其職責(zé)作出相應(yīng)規(guī)定；

②針對可能發(fā)生的緊急情況采取必要的準備；

③應(yīng)急聯(lián)絡(luò)方式：包括時間限制和聯(lián)絡(luò)方法等；

④針對已發(fā)生的緊急情況所采取的處置措施；

⑤緊急情況發(fā)生后的分析，以及對程序進行評審與修訂等事宜；

⑥應(yīng)急準備與響應(yīng)演習(xí)和試驗。

(8)“監(jiān)測與測量”編寫要點

①明確監(jiān)控與測量的內(nèi)容：

包括：重大環(huán)境因素是否受控；目標、指標完成情況；法律法規(guī)及其他要求的符合性；運行 控生產(chǎn)過程序運行的有效性等。

②監(jiān)控的職責(zé)、方法和具體步驟；

③測量方法和監(jiān)測頻率；

④對監(jiān)控、監(jiān)測結(jié)果的處理；

⑤監(jiān)測儀器的校準；

⑥監(jiān)測人員資格培訓(xùn)等；

⑦作好各種監(jiān)測記錄，編制若干種表格。

(9)“不符合、糾正與預(yù)防措施”編寫要點不符合在所難免，需要通過管理體系自身有效的運行及時給予糾正和預(yù)防同類問題再發(fā)生。

①不符合內(nèi)容的確定；

②明確制定、實施、檢查糾正措施的責(zé)任；

③不符合情況的匯報流程；

④收集數(shù)據(jù)和信息確定發(fā)生不符合的真實原因；

⑤糾正方案的研究與可行性評估；

⑥收集數(shù)據(jù)和信息糾正原有方法或程序；

⑦糾正方案的實施和效果驗證；

⑧修改必要的控制及相關(guān)環(huán)境管理體系文件；

⑨監(jiān)測、預(yù)防類似問題再度發(fā)生。

(10)“記錄”編寫要點

①記錄可分為：

a.原始性記錄：監(jiān)測報告、投訴抱怨記錄、環(huán)境因素記錄、適用的環(huán)保法律法規(guī)記錄，操作過程的記錄等；

b.綜合性記錄：內(nèi)外部審核報告、管理評審報告、投訴處理報告、重大事件處理報告等。

②記錄的標識(編目)、保存(收集、歸類、便于查閱、避免損失或遺失)、處置(記錄保存期以及過期文件的標識和處理)。

(11)“環(huán)境管理體系審核”編寫要點

①內(nèi)審的方法、頻次；

②管理與實施部門；

③審核人員資格要求；

④制定審核計劃的相關(guān)要求；

⑤審核步驟；

⑥問題跟蹤檢查；

⑦內(nèi)審結(jié)果作成報告；

⑧報告的交流保存等。